Chraňte své investice do SW licencí I.: Dva rozdílné světy

Nejdůležitější otázka, kterou firmy při vyjednávání o SW licencích či předplatné zapomínají klást, zní: jak bude naše investice za dalších tři roky až šest let chráněna? Dodavatelé ji většinou neradi slyší, právě proto byste jim ji měli položit a trvat na jasné odpovědi.

Využili jsme nedávné návštěvy, během níž Gartner analytik Roberto Sacco v Praze přednášel na téma vyjednávání s největšími dodavateli IT softwaru a služeb (tzv. megavendory – Microsoft, Oracle a SAP), abychom mu položili několik otázek.

Roberto Sacco - Senior director analyst at Gartner

Roberto přišel do Gartneru před devíti lety a v současné době působí jako ředitel výzkumu Sourcing and Vendor Management. V minulosti pracoval osm let jako support engineer a sales manager v HP a 17 let jako senior business desk manager, Western Europe v Microsoftu.

V čem se liší vyjednávání s velkými dodavateli či megavendory od těch regionálních či lokálních. Je například vhodná jiná taktika?

U větších dodavatelů bývá častá poměrně silná závislost (lock-in), což znamená menší pružnost vyjednávání podmínek. Menší dodavatelé mohou být přístupnější přijetí vámi požadovaných podmínek, zejména chtějí-li zvětšovat svůj tržní podíl. Ti větší naopak častěji vystupují z pozice síly.

Ve své přednášce jste představil přehled otázek, na které by se zákazník měl při vyjednávání s dodavatelem ptát. Na jakou nejdůležitější otázku se nejčastěji zákazníci zapomenou zeptat?

Naprosto zásadní je tato: Vzhledem k tomu, že utrácím statisíce nebo miliony dolarů, jak bude má investice chráněna? Je to důležité i proto, že někteří významní dodavatelé mají tendenci často měnit metriky nebo skládání produktů (bundling). Zákazník by se tedy měl ptát: „Jak jsem chráněn pro příštích tři roky až šest let?“

A nechat si to zapsat do smlouvy.

Rozhodně. Většina dodavatelů je ochotna vyhovět po dobu až tří let. Vyjednat například šest let může být obtížnější, to ale neznamená, že byste o to neměli usilovat.

Do jaké míry vůbec může uživatel vyjednat smlouvu „podle svého“? Jsou situace či případy, kdy i největší dodavatelé ustoupí? Liší se to nějak trh od trhu?

Na rozvíjejících se trzích se často i tito dodavatelé chovají vcelku kreativně a nabízejí výrazné slevy. Nicméně musejí si zachovat jistou konzistenci, jinak by riskovali, že nadnárodní společnosti začnou nakupovat v zemích s nejnižšími cenami. Někdy je to obtížné, protože cena se v důsledku kurzových změn může mezi regiony lišit až o 40 % (na druhou stranu, jsou-li na akciových trzích, nemohou jen kvůli změnám měnových kurzů výrazně snížit svůj obrat).

Existují také organizace, které spoléhají (ať už protože chtějí nebo musejí) na ceny a podmínky vyjednané jejich vlastníkem či centrálou. Je to obecně dobrá praxe?

Obecně platí, že je to přístup, který díky většímu objemu může pomoci srazit cenu nebo nastavit lepší podmínky. V poslední době to vidíme hlavně u rámcových smluv ve veřejném a státním sektoru, které jsou navíc pro obě strany pohodlné.

U těchto licencí ale může být problém, aby byly reálně využívány.

Určitě. Obecně je problémem lidský faktor – zejména klíčoví lidé, kteří se snaží zachovat si vliv.

Ve své přednášce jste doporučil rozplánovat vyjednávání o licencích s velkými dodavateli na období v délce jednoho roku. Jsou rychlejší či kratší varianty, existuje nějaké pravidlo, podle kterého lze harmonogram krátit?

Konkrétní pravidlo neexistuje, jde jen o to, abyste se na celé vyjednávání mohli připravit, a to může ve velké organizaci zabrat až oněch dvanáct měsíců.

Takže 12 měsíců je spíš maximum.

Ano, to je maximum v situaci, kdy musíte hodně věcí interně koordinovat. Musíte si promluvit s lidmi z IT i byznysu a pochopit, jaké jsou jejich plány a harmonogramy pro příští tři až čtyři roky, revidovat, co se reálně využívá, a podobně. Takže 12 měsíců je doporučení – u jednotlivých organizací se to může lišit.

Ostatně dodavatelé mají podobný časový harmonogram – jestliže má významný kontrakt končit, přijde za vámi dodavatel často se šestiměsíčním předstihem a řekne: vaše smlouva bude končit, co chcete dělat? Máte ty a ty možnosti.

Koneckonců, tohle děláme i v Gartneru. Je to zdravá smluvní hygiena.

Jistě. Dnes ale existují dva rozdílné světy. Jeden jsou klasické licence a druhý cloudové předplatné. U klasických licencí dodavatel často přijde s oním předstihem, zatímco u cloudových služeb dodavatel na vaše dveře zaklepe jen pár týdnů před obnovou – je totiž pravděpodobné, že vám nezbude než obnovit, zatímco kdyby se ozval se tří nebo čtyřměsíčním předstihem, měli byste víc času o všem přemýšlet a uvažovat o alternativách. V takovém případě musí být vše vaše iniciativa: oslovit dodavatele v předstihu, vyjednávat a případně řešit i alternativu.

Rozhovor připravila redakce informančí služby INSIDE.

V pokračování rozhovoru se věnujeme specifickým problémům, jimž uživatelé obvykle čelí v případě vyjednávání licencí s mega-dodavateli Microsof, Oracle a SAP:

Druhá část rozhovoru o "oblíbené" taktice Microsoftu.

Třetí část rozhovoru, věnovaná zejména úskalím jednání se SAP a Oracle již je také online.