Průzkum společnosti Gartner zjistil, že rozhodnutí o nákupu technologií ve státní správě trvají v průměru 22 měsíců
Rozsáhlé nákupní týmy mají různou míru zapojení v nákupních procesech, výrazně méně, než v komerční sféře jsou zapojeni členové nejvyššího vedení a zpoždění souvisí také s nedostatkem konkrétních informací od dodavatelů.
22 měsíců trvají v průměru nákupní rozhodnutí ve veřejném sektoru, ten má tak v průměru o vůbec nejdelší nákupní cyklus napříč odvětvím, konstatuje globální statistika průzkumu nákupních procesů a cyklů, uskutečněná na sklonku minulého roku mezi 1 120 respondenty, z nichž asi desetina pocházela z veřejné sféry., Téměř polovina (48 %) respondentů uvedla, že v nákupním procesu došlo k šesti a více mírným nebo výrazným zpožděním. Kumulativní dopad zpožďujících faktorů, jako jsou změny v zadání, přidal v průměru sedm měsíců k technologickému nákupnímu cyklu ve státní správě.
„Pořizování technologií přináší ve veřejném sektoru výzvy, které se v jiných odvětvích běžně nevyskytují,“ říká Dean Lacheca, viceprezident analytické společnosti Gartner. „Každá země má své vlastní zákony a pravidla pro zadávání veřejných zakázek a v rámci nich může mít každá organizace nebo ministerstvo svůj vlastní výklad. Nedodržení pravidel může mít vážné důsledky, od nežádoucí publicity až po osobní riziko trestního stíhání.“
Nákupní týmy ve veřejném sektoru jsou velké a složité
Typický nákupní tým ve státním sektoru má dvanáct členů s různou mírou angažovanosti v procesu. Vedoucí pracovníci na nejvyšší úrovni ve státní správě mají tendenci se na nákupu technologií podílet méně (41 %) než jejich kolegové ze soukromého sektoru (55 %), aby se vyhnuli spojování s procesem a vytváření dojmu politického vlivu na výsledek. To současně způsobuje, že vedení na nejvyšší úrovni ve státní správě je méně ochotné obhajovat proces, pokud je zpochybňován neúspěšnými dodavateli nebo médii.
Nákupní týmy ve veřejném sektoru jsou výrazně častěji, než v jiných odvětvích složeny z provozních pracovníků nižší úrovně (46 %), kteří jsou bezprostředně ovlivněni nákupním procesem, a přitom přebírají roli odborníků na danou problematiku. Ačkoli nejvyšší vedení státních organizací (ekvivalent podnikové exekutivy) či členové řídicích orgánů a výborů mohou mít pravomoc sami rozhodovat, řídí se do značné míry výsledky hodnocení a doporučeními těchto provozních odborníků.
Ke zpožďování nákupního cyklu přispívá více faktorů
Nejčastěji uváděné faktory, jež způsobují významná zpoždění, vznikají ještě před zahájením oficiálního procesu zadávání veřejných zakázek. Může jít například o potřebu vypracování studie proveditelnosti či návratnosti (74 %), změnové požadavky vyžadující dodatečné přezkoumání a vyhodnocení (76 %) nebo potřeba dosáhnout dohody o rozpočtu (75 %).
„Nákupní cykly ve státní správě mohou být dlouhé i proto, že jejich časové rámce mnohdy nejsou dostatečně pevně ukotveny,“ dodává Lacheca. „Původně plánované termíny se tak mohou zpozdit v důsledku kombinace kontrolovatelných i nekontrolovatelných faktorů, zejména pokud neexistují žádné externí harmonogramy a finální termíny.“
Pomoci mohou lepší informace a podklady ze strany dodavatelů
Šedesát osm procent respondentů z veřejného sektoru uvedlo, že mírné až výrazné zpoždění nákupního procesu souviselo s nemožností získat od dodavatele konkrétní podrobnosti o produktu či implementační požadavky. Organizace z veřejného sektoru si přitom výrazně více cení reference od současných klientů a uživatelů než kupující z jiných vertikál – mimo jiné proto, že si s jinými státními organizacemi jen zřídka přímo konkurují a často řeší podobné či společné problémy.
U vítězů výběrových řízení je tak mnohem pravděpodobnější, že poskytli nákupnímu týmu pro zhodnocení faktický a praktický obsah – analytici Gartneru proto doporučují, aby dodavatelé, kteří se orientují na veřejný sektor, věnovali úsilí zejména snadno přístupnému přehledu referencí ze státní sféry a vytvořili si pestrou knihovnu produktových materiálů, silně orientovanou na hodnotové posudky, kterou lze využít ve všech fázích nákupního cyklu.
Další postřehy pro IT lídry ve veřejném sektoru budou prezentovány na akci Gartner IT Symposium/Xpo 2022 (7. – 10. listopadu 2022 v Barceloně), nejvýznamnější konferenci pro CIO a další vedoucí pracovníky v oblasti IT. Ve světě, který se mění rychleji než kdykoli předtím, se CIO a vedoucí pracovníci IT dozvědí, jak vyjít vstříc příležitostem a uspět tím, že zajistí vizi a výsledky potřebné k pozvednutí svých organizací na vyšší úroveň. Sledujte novinky, fotografie a videa ze sympozia Gartneru IT Symposium/Xpo v Gartner Newsroom, na síti Twitter pomocí tagu #GartnerSYM, Instagramu and LinkedInu.
O společnosti Gartner
Gartner je přední nezávislá výzkumná a poradenská společnost zaměřená na informační technologie. Více než 2 tisíce analytiků Gartner se zabývá technologickými a byznysovými tématy, sleduje trendy, výrobce a dodavatele a produkuje 14 tisíc benchmarků ročně (v oblasti IT, financí, marketingu, provozu a obchodu). V databázi Gartner je více než 300 tisíc vlastních reportů a analýz. Nabízí klientské interakce a konzultace s analytiky. Po celém světě organizuje více než 75 konferencí ročně. Gartner má celosvětově přes 15 tisíc klientů – organizací z více než 100 zemí; je mezi nimi 73 % firem z žebříčku Global 500.